Optimalt brug af kommunikationsværktøjer
Når organisationens ansatte ikke arbejder fra samme geografiske placering, bliver der en fysisk afstand, som påvirker ens kommunikation. Når man ikke længere ser hinanden på arbejdspladsen, skal og al kommunikation foregå telefonisk eller digitalt. Samtaler bliver ikke længere så spontane, og ens kropssprog og ansigtsmimik fjernes fra interaktionen. Ifølge en undersøgelse foretaget i samarbejde med Bilendi, mener 33% af medarbejderne, at det kollegiale samvær aktuelt er den største udfordring, mens 24% mener, at det er manglende kollegial sparring.
For at vedholde god kommunikation med sine kolleger, er det derfor nødvendigt at være opmærksom på de tilgængelige muligheder, så det rigtige værktøj bliver anvendt i den rigtige sammenhæng. 15% af medarbejderne mener, at de telefoniske og digitale møder er en af de største udfordringer, hvorfor vi herunder vil gennemgå den bedste måde at gøre brug af kommunikationsværktøjerne.
Videoopkald
Det tætteste man kan komme på et fysisk møde, når man befinder sig langt fra hinanden, er gennem videoopkald. Her er kropssprog og mimik stadig en del af interaktionen, og gør den meget lig fysisk tilstedeværelse. Brug videoopkaldet til:
- At bidrage til en mere personlig relation
- Længere samtaler og sparring
- Tungere, alvorligere samtaler
Videoopkald skal gerne planlægges, så medarbejderne har en mulighed for at slippe deres arbejdsopgaver for en stund, og være nærværende i mødet. Derudover giver det medarbejderne mulighed på at være forberedte på mødet, både fagligt men også personligt, hvis de arbejder hjemmefra.
Telefonopkald
Hvis ikke det er muligt med videoopkald, er et telefonopkald en god mulighed for kortere samtaler og akutte spørgsmål. Brug opkaldet til:
- At stille spørgsmål, der hurtigt skal besvares
- Kortvarig sparring, der behøver mere forklaring eller længere svar, og derfor ikke er hensigtsmæssigt via tekst-kommunikation
- Alternativ når videoopkald ikke er muligt
Telefonopkaldet kan især bruges, når der er tale om mere presserende og kortere samtaler, der ikke kræver planlægning, men kan besvares på stedet. Længere samtaler, sparring og individuelle møder kan også tages telefonisk – her mister man dog den visuelle interaktion.
Mail og andet tekst-kommunikation
Når der skal videregives information, eller hvis der er spørgsmål, der ikke kræver akut besvarelse, er den skrevne kommunikation et godt medie. Her undlader man at forstyrre kolleger i deres arbejde, og de kan svare, når de har tid. Det er hurtigt, og kan være så formelt eller uformelt som ønsket i den pågældende situation. Brug mail til:
- Deling af information
- Kortere spørgsmål eller beskeder, hvor besvarelse ikke er presserende
- At planlægge møder og koordinere arbejdsopgaver
Den skrevne kommunikation kan føles som en nem løsning, men husk at på skrift bliver ordene læst, ikke hørt. Tonen af en tekst er derfor svær at aflæse efter intentionerne, og derfor skal man altid være ekstra opmærksom på sit sprog.
Overvej altid de mulige kommunikationsværktøjer i den givne situation. Er mail okay? Kunne det være en idé at videregive samme information i en video? Er der brug for sparring, og ville et planlagt møde fungere bedre?
Ved at være bevidst om, hvad der skal kommunikeres og hvem dette skal kommunikeres til, er det muligt at vælge det mest optimale kommunikationsværktøj. Dette styrker relationen blandt medarbejderne, samt sikrer en effektiv og god kommunikation.